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仕事に埋もれてしまう日々から抜け出す! 今更聞けないTODOリストの正しい作り方

◆スムーズな1日は、前夜の仕込みから

やるべきことが沢山なのに、何だか進んでいる感じがない。

そんなあなたにオススメしたいのが、「毎朝の5分のルーティーン」「TODOリストづくり」です。

 

寝ている間に脳は情報を整理してくれます。

そして朝は、それらの情報を活かした発想がしやすい貴重な時間です。

 

夜のうちに翌日のTODOを洗い出しておくと、貴重な朝を余計なことに時間を使わず、すぐにやるべきことに取り掛かれるので、オススメです。

 

貴重な朝の時間を有効に活用するためにも、

朝起きてすぐの、身体も頭も起きずボーッとしがちな時間にする5分で出来るルーティンを決めておくと良いでしょう。

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何も考えなくても出来るものが良いです。

それを続けているうちに、身体がそのルーティーンを「起きるスイッチ」と認識し始め、身体も頭も起きやすくなります。

 

そうすると、昨晩には今日やるべきことも決まっていますし、頭も身体もシャキッと起きて、スムーズに1日を始めることが出来ます。

 

◆結局終わらないTODOリストを作っていませんか?

さて、早速今日1日のタスクを片付けていきましょう!

・・・といっても、正しくTODOリストを作成出来ていますか?

まず、TODOを整理する意義についてお伝えしていきましょう。

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計画を立てずにいると、「あれやらなくてイイの?」と、リマインダーを脳に送り続けてしまいます。

頭をクリアにする方がタスクに集中しやすくなるので、TODOを整理することは集中して物事を進めるには、とても重要なことなのです。

ただ、タスクを洗い出した時点で、仕事を終えた気になってしまう人も多いようです。

管理することに夢中になって、実行することに集中できていない場合があるので、ちゃんと使えるTODOリストを作成する必要があります。

 

例えば、TODOリストが30、40と膨れ上がってしまうと、脳は混乱して拒絶してしまいます。ネガティブな感情が湧き起こり、何も手につかなくなります。

 

そこで、TODOに優先順位や期限をつけたり、長い時間がかかるようなプロジェクトと、比較的早く終わるようなタスクに分類して色分けをすることなどが必要になってくるのです。

 

◆TODOに優先順位をつける

頭の中で「やらないと」と思っているTODOリストとその期限を1箇所に全て書き出すことをオススメします。

そのうち、次の1週間のうちに完了すべきタスクだけを選びます。

そして、すぐ終わるものと時間がかかるもので色分けをしていきます。

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次に優先順位を付けていきましょう。

TODOリストを「緊急度」「重要度」で振り分けて整理していくのです。

最も優先順位の高いものは、「緊急度高×重要度高」です。

 

ちなみに、重要度と緊急度は違います。

 

「緊急度」の高い仕事とは、

  • 納期が短い
  • 放置すると後からリカバリーしにくい

といった特徴があります。

自分や会社にとって必ずしも重要でない、やってもやらなくてもさほど影響のないタスクも含まれます。

 

それに比べ、「重要度」の高い仕事とは、会社の事業などに直接影響を与えるものです。つまり、例え納期がなくても重要度の高い仕事には取り組まないといけません。

 

A「緊急度高×重要度高」

B「緊急度低×重要度高」

C「緊急度高×重要度低」

D「緊急度低×重要度低」

このように、TODOリストにランクをつけていくと良いでしょう。

そして、Dに当てはまるものは、なるべく減らす方向にもっていきましょう。

 

TODOリストで自分にとって必要なタスクを整理する

さて、TODOが整理されていると、何からやるべきか明確なので、迷う必要はありません。

 

ただ、仕事は急に依頼されることも多いでしょう。

在宅で仕事をしていると、せっかく予定を組んで仕事を始めたのに、子供が急に泣き出してしまうと、そちらを優先して思うように仕事が進まないこともあるかもしれません。

 

ですので、TODOの期限は少し余裕を見て設定する方が良いです。

 

もし集中して仕事が出来る環境になれば、メールやSNSは見ないようにするなど、集中力が削がれるような外部の刺激はオフにしましょう。

 

仕事と仕事の合間には休憩を入れてリラックスし、リフレッシュすることも集中力高く仕事を続けるためには大切です。

 

仕事はしているはずなのに全然終わらない・・・と感じる人は、このようにTODOリストを上手に活用することで、「自分にとって重要な仕事とはなにか」を明確にし、仕事に埋もれてしまう日々から抜け出しましょう!

MIKI
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